Langsung ke konten utama

Manajemen Proyek Sistem Informasi

A. Definisi Manajemen Proyek Sistem Informasi

Manajemen proyek merupakan suatu usaha merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, mengkoordinasi, dan mengawasi kegiatan dalam proyek sedemikian rupa sehingga sesuai dengan jadwal waktu dan anggaran yang telah ditetapkan untuk mewujudkan tujuan yang ingin dicapai. Suatu pekerjaan rutin biasanya berlangsung secara kontinu, berulang-ulang dan berorientasi ke proses.

Manajer proyek adalah seseorang yang memiliki tanggung jawab terbesar atas pelaksanaan proyek. Pekerjaan utama dari manajer proyek adalah mengarahkan, mengawasi dan mengendalikan proyek dari awal sampai selesai. 

Pengelola dalam sebuah proyek disebut sebagai Proyek Manager (PM), Proyek Manager bertanggung jawab untuk mengatur dan mengawasi semua kegiatan pelaksanaan proyek, agar sesuai dengan standart kualitas, biaya dan waktu. Dan tentunya selalu bertanggung jawab untuk selalu berkomunikasi dengan tim, atasan (owner), dan pelanggan (user). 

Manajemen Proyek Sistem Informasi adalah kegiatan mengorganisasi informasi yang dibutuhkan dalam pembuatan sebuah proyek sistem informasi. Tujuan dari Manajemen Proyek Sistem Informasi itu sendiri adalah agar proyek dapat berhasil berjalan dengan lancar. Manajemen Proyek Sistem Informasi juga dapat menjadi kerangka kerja yang membantu Project Manager dalam menjalankan, memantau dan mengendalikan proyek.

Skill yang dibutuhkan ada 4 titik, yaitu kepada Owner, User, Lingkungan, dan Team. Maksudnya, Ketika seorang proyek manager berurusan dengan owner (komisaris perusahaan) dapat memberikan informasi berupa biaya/budget dari segi finansial, seta resiko kedepan yang akan dihadapi. Ketika berbicara dengan user, dapat mengajak untuk menggunakan hasil dari proyek, baik meloby dan bujuk rayu.

B. Fungsi Manajemen Proyek

Ada beberapa penjelasan singkat tentang fungsi dari manajemen proyek yaitu sebagai berikut :

  • Mencakup “Scooping” yang menerangkan tentang batas-batas dari suatu proyek
  • Perencanaan “Planning” mengidentifikasi tugas apa saja yang diperlukan dalam menyelesaikan suatu proyek.
  • Perkiraan “Estimating” masing-masing tugas yang dibutuhkan dalam menyelesaikan suatu proyek harus diperkirakan
  • Penjadwalan “Scheduling” seorang manajer proyek harus bertanggung jawah terhadap penjadwalan semua aktivitas sebuah proyek.
  • Pengorganisasian “Organizing” seorang manajer proyek memastikan bahwa semua anggota tim dari sebuah proyek mengetahui peran dan juga tanggung jawab setiap orang dan hubungan laporan mereka kepada manajer proyek.
  • Pengarahan “Directing” mengarahkan semua kegiatan-kegiatan tim didalam proyek
  • Pengontrolan “Controlling” fungsi pengontrolan atau pengendalian ini kemungkinan adalah fungsi paling sulit dan juga paling penting untuk seorang manajer apakah proyek akan berjalan semestinya atau tidak. 
  • Penutupan “Closing” manajer proyek seharusnya selalu memberi penilaian keberhasilan atau kegagalan kepada kesimpulan dari suatu proyek yang dijalani.

C. Alat dan Teknik Manajemen Proyek 

1) Gant Chart

Gantt chart adalah suatu alat yang bernilai khususnya untuk proyek-proyek dengan jumlah anggota tim yang sedikit, proyek mendekati penyelesaian dan beberapa kendala proyek [3].

Karakteristik Gantt Chart

  • Gantt chart secara luas dikenal sebagai alat fundamental dan mudah diterapkan oleh para manajer proyek untuk memungkinkan seseorang melihat dengan mudah waktu dimulai dan selesainya tugas-tugas dan sub- sub tugas dari proyek.
  • Semakin banyak tugas-tugas dalam proyek dan semkin penting urutan antara tugas-tugas maka semakin besar kecenderungan dan keinginan untuk memodifikasi gantt chart.
  • Gantt chart membantu menjawab pertanyaan-pertanyaan “what if” saat melihat kesempatan-kesempatan untuk membuat perubahan terlebih dahulu terhadap kebutuhan.
Keuntungan menggunakan Gantt chart :
  • Sederhana, mudah dibuat dan dipahami, sehinggasangat bermanfaat sebagai alat komunikasi dalampenyelenggaraan proyek.
  • Dapat menggambarkan jadwal suatu kegiatan dankenyataan kemajuan sesungguhnya pada saat pelaporan
  • Bila digabungkan dengan metoda lain dapatdipakai pada saat pelaporan

Kelemahan Gantt Chart :

  • Tidak menunjukkan secara spesifik hubunganketergantungan antara satu kegiatan dan kegiatanyang lain, sehingga sulit untuk mengetahuidampak yang diakibatkan oleh keterlambatan satukegiatan terhadap jadwal keseluruhan proyek.  
  • Sulit mengadakan penyesuaian atauperbaikan/pembaharuan bila diperlukan, karenapada umumnya ini berarti membuat bagan balok baru.

2) Pert Chart (Project Evaluation and Review Technique)

Pengertian PERT adalah Untuk membagi keseluruhan proyek ke dalam kejadian dan aktivitas. Suatu kejadian menandai mulainya atau selesainya tugas atau aktivitas tertentu. Suatu aktivitas di sisi lain adalah suatu tugas atau subproyek yang terjadi antara dua kejadian. Dalam jaringan PERT kita menetapkan tiga perkiraan waktu (three times estimates) untuk masing-masing jaringan aktivitas. Three times estimates meliputi:

  • Waktu optimis (optimistic time) (a) : adalah waktu terpendek kejadian yang Mungkin terjadi. Waktu yang dibutuhkan oleh sebuah kegiatan jika semua hal  berlangsung sesuai rencana. Dalam memperkirakan nilai ii, biasanya terdapat peluang kecil (katakanlah,1/100) bahwa waktu kegiatan akan < a.
  • Waktu pesimis ( pessimistic time) (b) : waktu terpanjang kejadian yang dibutuhkan. Waktu yang dibutuhkan sebuah kegiatan dengan asumsi kondis yang ada sangat tidakdiharapkan. Dalam  memperkirakan nilai ini, biasanya terdapat peluang yang juga kecil (juga, 1/100) bahwa waktu kegiatan akan > b
  • Waktu realistis (most likely time) (m) : waktu yang paling tepat untuk penyelesaian aktivitas dalam jaringan PERT, merupakan waktu yang paling sering terjadi jika suatu aktivitas diulang beberapa kali.

Kelebihan PERT :

  • Sangat berguna terutama saat menjadwalkan dan mengendalikan proyek besar.
  • Konsep yang lugas atau secara langsung (straightforward) dan tidak memerlukan perhitungan matematis yang rumit.
  • Jaringan grafis membantu melihat hubungan antar kegiatan secara cepat.
  • Analisis jalur kritis dan waktu slack membantu menunjukkan kegiatan yang perlu diperhatikan lebih dekat.
  • Dokumentasi proyek dan gambar menunjukkan siapa yang bertanggung jawab untuk kegiatan yang beragam.
  • Dapat diterapkan untuk proyek yang bervariasi.
  • Berguna dalam mengawasi jadwal dan biaya.

Keterbatasan dalam PERT :

  • Kegiatan proyek harus ditentukan secara jelas, dan hubungannya harus bebas dan stabil.
  • Hubungan pendahulu harus dijelaskan dan dijaringkan bersama-sama.
  • Perkiraan waktu cenderung subjektif dan bergantung pada kejujuran para manajer yang takut akan bahaya terlalu optimistis atau tidak cukup pesimistis.



Label:

Komentar

Posting Komentar

Postingan populer dari blog ini

Struktur dan Komponen The Open Group Architecture Framework (TOGAF)

Ada tiga struktur dan komponen TOGAF (The Open Group, 2009), yaitu: 1) Architecture Development Method Architecture Development Method menjelaskan bagaimana cara menemukan arsitektur perusahaan / organisasi khusus berdasarkan kebutuhan bisnis. Ini adalah bagian utama dari TOGAF.(Safitri & Pramudita, 2017) 2) Foundation Architecture (Enterprise Continuum) adalah "kerangka kerja dalam kerangka" yang menyediakan tautan untuk mengumpulkan aset arsitektur yang relevan dan memberikan panduan kapan harus pindah abstraksi tingkat yang berbeda. Foundation Arsitektur terdiri dari: Model Referensi Teknis, menyediakan model dan klasifikasi dari platform layanan generik.  Basis Informasi Standar, memberikan standar dasar dari informasi. Building Block Information Base, menyediakan blok-blok dasar informasi di masa yang akan datang. 3) Resource Base Bagian ini memberikan sumber-sumber informasi berupa guidelines, templates, checklists, latar belakang informasi dan detil material penduk...
Posting Komentar
Baca selengkapnya

Enterprise Resource Planning

Sejarah Enterprise Resource Planning Pada awal tahun 1960-an, terdapat sistem informasi yang disebut dengan Material Requirement Planning (MRP) yang merupakan tahap awal terbentuknya ERP software ini dengan konsep perencanaan kebutuhan material dengan fungsi pada area/bagian Inventory Management dan Company Production. Konsep MRP pun mulai berkembang pada tahun 1970-an menjadi Close-Loop MRP hingga akhirnya berubah menjadi MRP II (Manufactur Resource Planning) pada tahun 1980 dan terciptalah ERP yang merupakan perluasan pada beberapa proses bisnis pada tahun 1990-an. Pengertian Enterprise Resource Planning ERP adalah singkatan dari 3 elemen kata yaitu, Enterprise (perusahaan/organisasi), Resource (sumber daya), Planning (perencanaan), 3 kata ini mencerminkan sebuah konsep yang berujung kepada kata kerja, yaitu “planning” yang berarti bahwa ERP menekankan kepada aspek perecanaan.  ERP (Enterprise Resource Planning) merupakan software yang mengintegrasikan semua departemen ...
Posting Komentar
Baca selengkapnya

Revolusi Industry 4.0

Revolusi Industri 4.0 Pada saat ini bahwa dunia saat ini telah memasuki era revolusi industri keempat. Dimana Karakteristik revolusi industry 4.0 ditandai dengan berbagai teknologi terapan (applied technology), seperti advanced robotics, artificial intelligence, internet of things, Big data analytics, Horizontal and vertical system integration, The cloud, simulation, virtual and augmented reality, serta additive manufacturing yang secara keseluruhan mampu mengubah pola produksi dan model bisnis di berbagai sector Industry. Dimana teknologi informasi dan komunikasi dimanfaatkan sepenuhnya. Agar mampu bersaing, Indonesia harus mampu mengadopsi Industri 4.0 ini dan mempersiapkan strategi yang tepat di semua sektor. Indonesia telah berkomitmen untuk membangun industri manufaktur yang berdaya saing global melalui percepatan implementasi Industri 4.0. Hal ini ditandai dengan peluncuran Making Indonesia 4.0 sebagai sebuah roadmap dan strategi Indonesia memasuki era digital. Kementerian Perind...
Posting Komentar
Baca selengkapnya