Identifikasi Proses Bisnis Management

1. Penjelasan Identifikasi Proses

Identifikasi proses adalah serangkaian kegiatan yang bertujuan secara sistematis menentukan serangkaian proses bisnis dari sebuah perusahaan dan menetapkan kriteria yang jelas untuk memprioritaskan mereka. Output dari proses identifikasi adalah arsitektur proses, yang mewakili proses bisnis dan keterkaitan mereka. Sebuah arsitektur proses berfungsi sebagai karya untuk mendefinisikan prioritas dan lingkup pemodelan proses dan proyek-proyek desain ulang.

2. Fokus Pada Proses Kunci

Beberapa proses perlu mendapat prioritas karena mereka adalah kepentingan strategis bagi kelangsungan hidup organisasi. proses lainnya mungkin menunjukkan masalah mencolok, yang harus diselesaikan demi semua pemangku kepentingan yang terlibat. Dengan kata lain, proses yang organisasi harus fokus pada yang ditemukan di daerah di mana ada baik nilai yang besar dibuat atau signifikan kesulitan hadir (atau keduanya).

Untuk mengatasi penting berfokus pada subset dari proses kunci, tim manajemen, analis proses dan pemilik proses harus memiliki jawaban atas dua pertanyaan berikut: (i) proses apa yang dijalankan dalam organisasi? dan (ii) mana yang harus organisasi fokus pada? Dengan kata lain, sebuah organisasi yang bergerak dalam inisiatif BPM perlu untuk menjaga peta proses serta kriteria yang jelas untuk menentukan proses memiliki prioritas yang lebih tinggi.

Lebih khusus lagi, proses identifikasi yang bersangkutan dengan dua tahap berturut-turut: penunjukan dan evaluasi. Tujuan dari fase penunjukan adalah untuk memperoleh pemahaman tentang proses organisasi yang terlibat dalam serta antar hubungan mereka. Itu tahap evaluasi, didasarkan pada pemahaman yang didirikan pada fase sebelumnya, bermaksud untuk mengembangkan prioritas di antara untuk kegiatan manajemen proses (modeling, desain ulang, otomatisasi, pemantauan, dll).

2.1 Penetapan Tahap

Jika sebuah organisasi adalah di awal berubah menjadi sebuah organisasi proses berpusat, pertama tugas yang sulit yang dihadapinya adalah untuk datang dengan pencacahan yang berarti proses yang ada. Salah satu kesulitan sini timbul dari sifat hirarkis proses bisnis: kriteria yang berbeda dapat dipertimbangkan untuk menentukan rantai operasi dapat dilihat sebagai membentuk proses bisnis yang independen dan mana yang dipandang sebagai bagian dari proses lain. Ada berbagai pandangan tentang bagaimana catego- proses bisnis Rize (lihat kotak “Kategori Proses menurut Porter”). Beberapa ini mendukung gagasan bahwa sebenarnya ada sangat sedikit proses dalam organisasi apapun. Sebagai contoh, beberapa peneliti berpendapat keberadaan dua proses: (1) mengelola lini produk, dan (2) mengelola siklus pesanan. Lainnya mengidentifikasi tiga proses utama: mengembangkan produk baru, memberikan produk kepada pelanggan, dan mengelola hubungan pelanggan. 

Di sisi lain, lingkup yang besar dari proses bisnis membawa serta berbagai isu yang membuatnya lebih sulit untuk mengelola sebagai sebuah proses:

• Keterlibatan sejumlah besar staf akan melakukan komunikasi yang efektif di antara mereka bermasalah

• itu akan menjadi lebih sulit untuk menjaga model proses besar up-to-date, dan

• proyek perbaikan yang terkait dengan proses besar yang lebih kompleks

2.2 Evaluasi Tahap

Berbagai kriteria telah diusulkan untuk mengarahkan evaluasi ini. yang paling umum digunakan adalah sebagai berikut.

1) Pentingnya Kriteria ini berkaitan dengan menilai relevansi strategis setiap proses. Tujuannya adalah menemukan mana proses memiliki dampak terbesar pada tujuan strategis perusahaan, misalnya mempertimbangkan profitabilitas, kontinuitas, atau kontribusi untuk penyebab umum.

2) Penyelewengan fungsi Kriteria ini bertujuan untuk membuat keputusan tingkat tinggi “kesehatan” dari setiap proses.

3) Kelayakan Untuk setiap proses, harus ditentukan bagaimana rentan mereka untuk inisiatif manajemen proses, baik insidental atau secara terus menerus.

Perhatikan bahwa semua kriteria ini berasumsi bahwa ada informasi tertentu yang tersedia. Misalnya, untuk menilai strategis pentingnya dari proses ini adalah yang paling penting bahwa organisasi memiliki ide tentu strategis. Hal ini mencukupi jika pertimbangan strategis tersebut didefinisikan pada tingkat yang sangat abstrak.

Demikian pula, untuk menentukan disfungsi potensial dari proses bisnis sebuah organisasi membutuhkan informasi. Di sini, kita menemukan sebuah “ayam dan telur” masalah. Banyak organisasi yang tidak bekerja dengan cara proses yang berpusat tidak memiliki, wawasan kuantitatif baik dalam kinerja proses masing-masing.

Gambar. 2.1 Berbagai tingkat detail dalam arsitektur proses

Pada bagian ini, kita telah menggambarkan penunjukan proses dan tahapan evaluasi tingkat tinggi wacana. Sekarang, kita akan beralih ke teknik yang spesifik untuk datang dengan arsitektur desain proses.

2.2. Merancang Arsitektur Proses

Sebuah arsitektur proses adalah model konseptual yang menggambarkan proses dari suatu perusahaan dan membuat hubungan mereka eksplisit. Biasanya, hubungan ini didefinisikan dalam dua arah. Di satu sisi, proses dapat di konsumen-produsen hubungan-kapal. Ini berarti bahwa satu proses menyediakan output bahwa proses lain mengambil sebagai masukan. Pada bagian pertama dari buku ini, kami dibedakan proses kutipan-to-order dan proses order-to-cash. Output dari yang pertama (urutan) adalah masukan untuk yang kedua.

Bagian dari arsitektur proses yang meliputi proses pada tingkat satu dikenal sebagai model proses landscape atau hanya arsitektur proses untuk tingkat satu. Ini menunjukkan proses utama pada tingkat yang sangat abstrak. Masing-masing elemen dari titik model proses lanskap untuk proses bisnis yang lebih konkret di tingkat dua. Tingkat ini dua menunjukkan proses di tingkat yang lebih halus granularity, tapi masih dalam cara yang cukup abstrak. Setiap elemen pada tingkat dua poin lebih lanjut untuk model proses pada tingkat tiga. Model proses pada tingkat ketiga ini menunjukkan detail dari proses termasuk aliran kontrol, input data dan output, dan penugasan peserta, seperti yang akan kita bahas dalam bab-bab pemodelan.

Untuk sampai pada arsitektur proses bisnis dalam arti yang sama seperti yang kita dijelaskan di sini, kami mengusulkan sebuah pendekatan yang terdiri dari empat langkah berikut:

1. Mengidentifikasi jenis kasus
2. Mengidentifikasi fungsi untuk jenis kasus
3. Membangun satu atau lebih matriks kasus / fungsi, dan
4. Mengidentifikasi proses

2.2.1. Mengidentifikasi Jenis Kasus

Pada langkah pertama, klasifikasi jenis kasus dikembangkan bagi organisasi. Hal ini dilakukan dengan memilih sifat kasus yang akan digunakan untuk klasifikasi. Tujuan utama untuk mengidentifikasi kelas yang berbeda dalam dimensi ini proses architecture adalah untuk menentukan cara yang berbeda di mana proses (mirip) ditangani dalam organisasi. Hal ini penting untuk memiliki pemikiran ini, karena satu-satunya sifat yang harus dimasukkan dalam klasifikasi adalah orang-orang yang menyebabkan perilaku zational-lembaga yang berbeda.

Sebuah klasifikasi jenis kasus bahwa menangani organisasi dapat oped opment menggunakan sejumlah properti. Namun, beberapa sifat yang lebih umum digunakan adalah:

Jenis produk: properti ini mengidentifikasi jenis produk yang ditangani oleh sebuah organisasi. Ini dapat hierarkis membusuk. Sebagai contoh, sebuah perusahaan asuransi menangani kerusakan dan produk asuransi jiwa. Di kelas asuransi: kerusakan, dekomposisi lebih lanjut mungkin menjadi asuransi mobil dan asuransi rumah; sama, dalam kelas asuransi jiwa dekomposisi lebih lanjut mungkin menjadi asuransi kesehatan dan asuransi kecelakaan.

Jenis layanan: if (bagian dari) sebuah organisasi menangani layanan bukan produk, properti ini mengidentifikasi jenis layanan yang organisasi menangani, mirip dengan cara di mana jenis produk mengidentifikasi jenis kiriman yang nyata.

Channel: properti ini merupakan saluran melalui mana organisasi con- tacts pelanggannya. Kita bisa, misalnya, membedakan: face-to-face kontak (over the counter), telepon atau kontak internet.

Jenis pelanggan: properti ini merupakan jenis pelanggan bahwa lisasi penawaran-lembaga yang dengan. Maskapai penerbangan, misalnya, dapat membedakan yang sering selebaran dari wisatawan biasa.

2.2.2. Mengidentifikasi Fungsi untuk Jenis Kasus

Pada langkah kedua, klasifikasi dikembangkan dari fungsi bisnis yang dilakukan pada jenis kasus yang berbeda. Langkah ini mengharuskan masing-masing jenis kasus diperiksa secara detail dan untuk setiap kasus ketik fungsi yang dapat dilakukan pada itu diidentifikasi. Berpotensi, fungsi-fungsi yang dilakukan dalam suatu organisasi dapat berhubungan dengan klasifikasi yang ada yang diusulkan oleh model referensi.

2.2.3 Membangun Kasus / Fungsi Matriks

Dua langkah sebelumnya dari pendekatan dijelaskan menyebabkan matriks yang memiliki jenis kasus yang berbeda sebagai kolom dan fungsi yang berbeda sebagai baris. Sebuah sel dalam matriks berisi 'X', jika fungsi yang sesuai dapat dilakukan untuk jenis kasus yang sesuai.

Gambar. 2.5 Sebuah matriks kasus / fungsi berkembang menjadi sebuah model proses landscape (menerapkan Pedoman 1)

2.2.4 Identifikasi Proses

Di langkah ini, kami menentukan kombinasi dari fungsi bisnis dan jenis kasus membentuk proses bisnis. Untuk menentukan ini, kita perlu find trade-off antara dua ekstrem, di mana seluruh matriks membentuk satu proses besar dan satu di mana setiap silang tunggal dalam matriks membentuk suatu proses.

Pedoman 1: Jika proses memiliki benda aliran yang berbeda, dapat dibagi secara vertikal. Sebuah objek aliran adalah obyek dalam organisasi yang mengalir melalui cess pro-bisnis. Ini adalah objek yang kegiatan proses bisnis yang sedang dilakukan. Biasanya, setiap proses bisnis memiliki objek aliran tunggal, sehingga benda-benda aliran dapat digunakan untuk mengidentifikasi proses bisnis. Akibatnya, jika beberapa objek aliran dapat diidentifikasi dalam proses bisnis, ini adalah indikasi kuat bahwa proses harus berpisah.

Pedoman 2:Jika objek aliran proses perubahan multiplisitas, proses dapat dibagi secara vertikal. Hal ini disebabkan fakta bahwa dalam proses bisnis objek aliran tunggal kadang-kadang digunakan, sementara di lain waktu beberapa objek aliran dari jenis yang sama yang digunakan. Ini adalah khas untuk batch processing, di mana kegiatan tertentu dilakukan untuk beberapa kasus pelanggan dalam batch pada waktu yang sama. Jika, dalam proses yang sama, jumlah aliran objek yang diproses per aktivitas berbeda ini mungkin menjadi alasan untuk berpisah proses.

Pedoman 3: Jika proses perubahan negara transaksional, itu dapat dibagi secara vertikal. Menurut teori tindakan-alur kerja, proses bisnis berjalan melalui NUM sebuah ber negara transaksional. Secara khusus, kita membedakan: inisiasi, yang gotiation ne-, eksekusi dan negara penerimaan. Dalam keadaan inisiasi, kontak antara pelanggan dan penyedia dimulai. Dalam keadaan negosiasi, Tomer cus- dan penyedia bernegosiasi tentang persyaratan layanan atau pengiriman SLT-produk. Selama negara eksekusi, provider memberikan produk atau layanan kepada pelanggan dan selama negara penerimaan, pelanggan dan penyedia negoti- makan sekitar penerimaan dan pembayaran pengiriman. Sebuah transisi dalam proses dari satu negara ke yang lain merupakan indikasi bahwa proses dapat dibagi.

Pedoman 4:Jika proses mengandung pemisahan logis dalam waktu, itu dapat dibagi ver- tically. Sebuah proses mengandung pemisahan logis dalam waktu, jika bagian-bagiannya dilakukan pada interval waktu yang berbeda. Interval yang biasanya dapat dibedakan antara lain: sekali per permintaan pelanggan, sekali per hari, sekali per bulan dan sekali per tahun.

Pedoman 5: Jika proses mengandung pemisahan logis dalam ruang, itu dapat dibagi secara horizontal. Sebuah proses mengandung pemisahan logis dalam ruang, jika itu dilakukan di beberapa lokasi dan dilakukan secara berbeda di lokasi tersebut. Hal ini penting untuk dicatat bahwa tidak cukup untuk proses hanya dipisahkan dalam ruang. pemisahan harus sedemikian rupa sehingga tidak ada pilihan selain untuk melakukan proses yang berbeda untuk unit logis yang berbeda.

Pedoman 6: Jika proses mengandung pemisahan logis dalam sion dimen- lain yang relevan, dapat dibagi secara horizontal. Seperti dengan pemisahan dalam ruang, itu tidak cukup untuk proses hanya dipisahkan. pemisahan harus sedemikian rupa sehingga tidak ada pilihan selain untuk melakukan proses yang berbeda untuk unit kal logi- yang berbeda.

Pedoman 7:Jika proses ini dibagi dalam model referensi, dapat berpisah. Sebuah proses ence arsitektur rujukan terbaik adalah proses arsitektur yang sudah ada yang telah ditetapkan sebagai solusi praktek terbaik. struktur itu kumpulan proses. Misalnya, jika arsitektur proses jasa keuangan referensi ada, struktur dapat digunakan sebagai contoh atau titik awal untuk struktur arsitektur proses Anda sendiri.

Pedoman 8: Jika proses mencakup (banyak) lebih fungsi dalam satu jenis kasus dari pada yang lain, itu dapat dibagi secara horizontal. Penerapan aturan terakhir ini tergantung pada dekomposisi saat proses. Jika diterapkan, perlu untuk melihat dekomposisi saat proses dan periksa apakah, dalam proses, (banyak) lebih banyak fungsi yang dilakukan untuk satu jenis kasus daripada yang lain, yaitu: apakah proses memiliki lebih banyak salib di satu kolom dari di lain. Jika demikian, ini merupakan indikasi kuat bahwa proses harus berpisah selama dua jenis kasus ini.

2.2.5 Lengkapi Arsitektur Proses

Ada dua hal yang hilang sehubungan dengan umum, meliputi karakteristik arsitektur proses seperti yang kita bahas di Sect. 2.2 : (1) hubungan konsumen-produsen antara proses, dan (2) tingkat detail seperti yang disediakan oleh piramida pada Gambar. 2.1

Sehubungan dengan hubungan konsumen-produsen, kita dapat mengambil perspektif yang luas atau sempit pada penggunaan output dari satu proses sebagai masukan dari yang lain. Sebagai contoh kita berjalan, mungkin bahwa proses pengembangan produk menggunakan angka-angka agregat tentang bagaimana proses aplikasi hipotek dilakukan untuk menentukan apa kebutuhan klien dan, dengan cara ini, apa produk baru yang menarik mungkin. Ini akan menjadi interpretasi agak luas dari hubungan konsumen-produsen

Gambar. 2.8 Sebuah peta proses untuk proses pembayaran hipotek 

Peta proses. Untuk memberikan contoh peta proses, kita fokus pada proses pembayaran hipotek yang diidentifikasi dalam proses Model lanskap Gambar. 2.7 . Proses peta terkait dapat dilihat pada Gambar. 2.8

Seperti angka ini menunjukkan, proses pembayaran hipotek fied mengidentifikasi dari proses Model lanskap telah didekomposisi menjadi empat langkah utama yang dapat dikaitkan dengan proses ini. Selain itu, dua unit organisasi yang diidentifikasi yang terkait dengan langkah-langkah ini, yaitu Akuntansi dan Penagihan. Dengan kata lain, peta proses memberikan detail lebih lanjut tentang kontrol aliran dan termasuk informasi tambahan sehubungan dengan melibatkan sumber daya untuk proses.

Bahkan peta proses masih bisa dikatakan untuk memberikan pandangan abstrak pada sebuah proses. Pertama-tama, kita masih bisa melihat bahwa aliran seluruh langkah-langkah dalam peta proses yang sangat disederhanakan. Hal ini umum, seperti pada Gambar. 2.8 , Hanya menunjukkan kemajuan linear sepanjang berbagai langkah dalam peta proses: alternatif jalur, potensi pengecualian, iterasi, dll semua ditinggalkan. Untuk informasi organisasi yang ditambahkan dalam peta proses, juga, informasi abstrak: kita hanya bisa melihat referensi ke unit tapi tidak spesifik jenis peserta yang terlibat.