Menurut studi literature pada jurnal Emerald Volume 15 no.5 tahun 2009 mengatakan bahwa Business Process Management (BPM) dapat diartikan sebagai pendukung proses bisnis dengan menggunakan metode, teknik dan software untuk merancang, mengontrol dan menganalisa proses operasional yang melibatkan manusia, organisasi, aplikasi, dokumen dan lain-lain yang dapat mendukung informasi.
Berikut merupakan Manajemen Proses Bisnis life cycle :
1.Process Identification
Dalam fase ini, masalah bisnis akan diajukan proses yang relevan dengan masalah yang diatasi akan diidentifikasi, dibatasi dan saling terkait. Hasil identifikasi proses adalah proses baru atau yang sudah diperbarui yang memberikan pandangan keseluruhan proses dalam suatu organisasi dan hubungan mereka.
2. Process Discovery
Dalam keaadaan ini dari masing-masing proses yang relevan didokumentasikan dan biasanya dalam bentuk satu atau beberapa model proses.
3. Process Analysis
Dalam fase ini, masalah yang terkait dengan proses apa adanya diidentifikasi, didokumentasikan dan kapan pun mungkin dikuantifikasi menggunakan kinerja. Output dari fase ini adalah terbentuknya kumpulan masalah terstruktur yang diprioritaskan dalam hal dampaknya dan juga yang diperkirakan diperlukan untuk menyelesaikannya.
4. Process Redesign
Tujuan dari fase ini adalah untuk mengidentifikasi perubahan pada proses yang akan membantu untuk mengatasi masalah yang diidentifikasi pada fase sebelumnya dan memungkinkan organisasi untuk memenuhi tujuan kinerjanya. Untuk tujuan ini, beberapa opsi perubahan dianalisis dan dibandingkan dalam hal ukuran kinerja yang dipilih. Ini mensyaratkan bahwa proses desain ulang dan analisis proses berjalan seiring: Ketika opsi perubahan baru diusulkan, mereka dianalisis menggunakan teknik analisis proses. Akhirnya, opsi perubahan yang paling menjanjikan digabungkan, yang mengarah ke proses yang dirancang ulang. Output dari fase ini biasanya merupakan model proses yang akan datang, yang berfungsi sebagai dasar untuk fase berikutnya.
5. Process Implementation
Dalam fase ini, perubahan yang diperlukan untuk berpindah dari proses apa adanya ke proses yang akan disiapkan disiapkan dan dilakukan. Implementasi proses mencakup dua aspek: manajemen perubahan organisasi dan otomatisasi proses. Manajemen perubahan organisasi mengacu pada serangkaian kegiatan yang diperlukan untuk mengubah cara kerja semua peserta yang terlibat dalam proses. Otomasi proses di sisi lain mengacu pada pengembangan dan penyebaran sistem TI (atau versi yang ditingkatkan dari sistem TI yang ada) yang mendukung proses yang akan datang. Dalam buku ini, fokus kami sehubungan dengan implementasi proses adalah pada otomatisasi proses, karena manajemen perubahan organisasi adalah bidang yang sama sekali terpisah. Lebih khusus lagi, buku ini menyajikan satu pendekatan untuk otomatisasi proses di mana model proses yang dapat dieksekusi diturunkan dari model proses yang akan dilakukan dan model yang dapat dieksekusi ini digunakan dalam BPMS.
6. Process Monitoring and Controlling
Setelah proses desain ulang berjalan, data yang relevan dikumpulkan dan dianalisis untuk menentukan seberapa baik proses tersebut dengan ukuran kinerja dan tujuan kinerja. Penyimpangan yang berhubungan dengan perilaku yang dimaksud diidentifikasi dan tindakan korektif yang dilakukan masalah-masalah baru kemudian dapat muncul dalam proses yang sama atu dalam proses lainnya dab butuh siklus untuk mengulang secara berkelanjutan.
PEMANGKU KEPENTINGAN DALAM LIFECYLE BPM
1. Tim manajemen
Chief Executive of-ficer (CEO) bertanggung jawab untuk keberhasilan bisnis perusahaan secara keseluruhan. Chief Operations Officer (COO) bertanggung jawab untuk menentukan cara operasi set-up. Di beberapa perusahaan, COO juga bertanggung jawab atas kinerja proses, sementara di perusahaan lain, ada posisi khusus. Chief Information Officer (CIO) bertanggung jawab untuk operasi yang efisien dan efektif dari infrastruktur sistem informasi. Di beberapa organisasi, proses mendesain ulang proyek didorong oleh CIO.
2. Pemilik Proses
Pemilik proses bertanggung jawab atas operasi yang efisien dan efektif dari proses yang diberikan. Dalam peran perancanaan dan pengorganisasian pemilik proses memiliki tanggung jawab untuk menentukan tujuan dan ukuran kinerja serta memimpin dan memulai suatu projek peningkatan yang berkaitan dengan proses mereka. Pemilik proses juga bertanggungjawab untuk mengamankan seluruh sumber daya sehingga dapat berjalan lancar setiap hari. Dalam peran pengawasan pemilik proses memiliki tanggungjawab yaitu mengawasi tujuan kinerja dari suatu proses agar terpenuhi dan mengambil tindakan pembenaran jika tujuan tersebut tidak terpenuhi. Pemilik proses juga memberikan panduan untuk memproses peserta tentang cara menghindari kesalahan yang dapat terjadi selama pelaksanaan.
3. Memproses Peserta
Peserta proses adalah pelaku manusia yang melakukan kegiatan bisnis setiap harinya dan melakukan pekerjaan rutin sesuai denganstandar dan pedoman yang telah perusahaan berikan dan dikoordinasikan oleh pemilik proses sebagai ahli domain selama proses bisnis kepada peserta proses.
4. Analis Proses
Analis proses melakukan identifikasi proses, analisis dan kegiatan mendesain ulang. Para analis proses mengoordinasikan implementasi proses serta memonitor dan mengontrol proses serta melapor kepada manajemen dan pemilik proses.
5. Insinyur Sistem
Insinyur sistem terlibat dalam mendesain ulang dan mengimplementasikan proses. Mereka bekerja sama dengan analis projek untuk menangkapp persyaratan sistem. Mereka menerjemahkan persyaratan ke dalam desain sistem dan mereka bertanggung jawab atas implementasi, pengujian, dan penyebaran sistem ini. Insinyur sistem juga bekerja sama dengan pemilik proses dan peserta proses untuk memastikan bahwa sistem yang dikembangkan mendukung pekerjaan mereka secara efektif. Seringkali, implementasi, pengujian dan penyebaran sistem dialihdayakan ke penyedia eksternal, dalam hal ini tim rekayasa sistem setidaknya akan sebagian terdiri dari kontraktor.
6. The BPM Group ( juga disebut BPM Center of Excellence)
Organisasi besar yang terlibat dalam Business Process Management ini bertanggung jawab untuk memelihara pengetahuan dan dokumentasi serta memastikan untuk menggunakannya guna memenuhi tujuan strategis organisasi.
Hubungan dan Perbedaan Kinerja Operasional pada Perusahaan
BPM bukan berarti satu-satunya disiplin yang berkaitan dengan meningkatkan kinerja operasional suatu organisasi berikut sedikit penjelasan mengenai beberapa hubungan dan perbedaannya:
1. Total Quality Management (TQM)
pendekatan yang lebih dulu dan menjadi insprisai untuk BPM, fokur dari Total Quality Management adalah meningkatkan dan mempertahankan kualitas produk dan juga perluasan layanan. Kemiripan dengan Business Process Management adalah bahwa kualitas produk dan layanan dapat dicapai dengan berfokus pada penigkatan proses yang menciptakan produk dan layanan.
2. Manajemen Operasi
Bidang ini berkaitan dengan manufaktur dan produksi serta berkaitan dengan mengelola fungsi fisik dan teknis dari suatu perusahaan atau organisasi. Yang membedakan antara manajemen operasi dan BPM adalah bahwa manajemen operasi umumnya berkaitan dengan mengendalikan proses yang ada tanpa perlu mengubahnya, sementara BPM sering peduli dengan membuat perubahan pada proses yang ada untuk meningkatkannya.
3. Lean
Disiplin manajemen yang berasal dri industri manufaktur khususnya filosofi teknik Toyota. Salah satu prinsip utama Lean adalah penghapusan limbah yaitu tidak menambah limbah lagi kepada pelanggan. Perbedaan lain adalah bahwa BPM lebih menekankan pada penggunaan teknologi informasi sebagai alat untuk meningkatkan proses bisnis dan membuatnya lebih konsisten dan berulang.
4. Six Sigma
serangkaian praktik lain yang berasal dari manufaktur, khususnya dari praktik teknik dan produksi di Motorola. Karakteristik utama Six Sigma adalah fokusnya pada minimalisasi cacat (kesalahan). Six Sigma menempatkan penekanan kuat pada pengukuran output dari proses atau kegiatan, terutama dalam hal kualitas. Six Sigma mendorong manajer untuk secara sistematis membandingkan efek dari inisiatif peningkatan pada output. Dalam praktiknya, Six Sigma tidak harus diterapkan sendiri, tetapi bersamaan dengan pendekatan lain. Secara khusus, pendekatan populer adalah untuk memadukan filosofi Lean dengan teknik Six Sigma, yang mengarah ke pendekatan yang dikenal sebagai
5. Lean Six Sigma.
Secara singkat, kita dapat simpulkan bahwa BPM mewarisi dari filosofi peningkatan berkelanjutan dari TQM, menganut prinsip dan teknik manajemen operasi, lean dan six sigma serta menggabungkannya dengan kemampuan yang ditawarkan oleh teknologi informasi modern untuk menyelaraskan proses bisnis secara optimal dengan tujuan meningkatkan kinerja organisasi.
Komentar
Posting Komentar