Siklus Hidup Manajemen Proses Bisnis

A. Siklus Hidup Manajemen Proses Bisnis

Secara umum, tujuan terlibat dalam inisiatif manajemen proses bisnis adalah untuk memastikan bahwa proses bisnis yang dicakup oleh inisiatif BPM mengarah pada hasil positif yang konsisten dan memberikan nilai maksimum kepada organisasi dalam melayani kliennya. Mengukur nilai yang disampaikan oleh suatu proses adalah langkah penting dalam manajemen proses bisnis. Sebagai insinyur perangkat lunak terkenal, Tom De Marco, pernah terkenal mengatakan: "Anda tidak dapat mengendalikan apa yang Anda tidak bisa mengukur". Jadi sebelum mulai menganalisis proses apa pun secara terperinci, penting untuk secara jelas menentukan ukuran kinerja proses (juga disebut metrik kinerja proses) yang akan digunakan untuk menentukan apakah suatu proses berada dalam "bentuk yang baik" atau dalam "bentuk yang buruk". 

Secara umum, implementasi proses dapat melibatkan dua sisi yang saling melengkapi: manajemen perubahan organisasi dan otomatisasi proses. Manajemen perubahan organisasi mengacu pada serangkaian kegiatan yang diperlukan untuk mengubah cara kerja semua peserta yang terlibat dalam proses. Kegiatan-kegiatan ini meliputi: 

• Menjelaskan perubahan pada peserta proses sampai pada titik bahwa mereka memahami baik perubahan apa yang diperkenalkan dan mengapa perubahan ini bermanfaat bagi perusahaan. 
• Menempatkan rencana manajemen perubahan sehingga pemangku kepentingan tahu kapan perubahan akan diberlakukan dan pengaturan transisi apa yang akan digunakan untuk mengatasi masalah selama transisi ke proses yang akan dilakukan. 
• Melatih pengguna untuk cara baru dalam bekerja dan memantau perubahan untuk memastikan transisi yang lancar ke proses yang akan dilakukan. 

Singkatnya, kita dapat melihat Siklus berkelanjutan dari manajemen proses bisnis terdiri dari fase fase berikut :

• Proses identifikasi. Dalam fase ini, masalah bisnis diajukan, proses yang relevan dengan masalah yang diatasi diidentifikasi, dibatasi dan saling terkait. Hasil identifikasi proses adalah arsitektur proses baru atau yang diperbarui yang memberikan pandangan keseluruhan proses dalam suatu organisasi dan hubungan mereka. Dalam beberapa kasus, proses identifikasi dilakukan secara paralel dengan per-identifikasi ukuran kinerja. Namun, dalam buku ini, kami akan menghubungkan identifikasi pengukuran kinerja dengan fase analisis proses, mengingat bahwa pengukuran kinerja sering digunakan untuk analisis proses. 
• Penemuan proses (juga disebut proses pemodelan apa adanya). Di sini, keadaan saat ini dari masing-masing proses yang relevan didokumentasikan, biasanya dalam bentuk satu atau beberapa model proses apa adanya.
• Analisis proses. Dalam fase ini, masalah yang terkait dengan proses apa adanya diidentifikasi, didokumentasikan dan kapan pun mungkin dikuantifikasi menggunakan ukuran kinerja. Output dari fase ini adalah kumpulan masalah terstruktur. Masalah-masalah ini biasanya diprioritaskan dalam hal dampaknya, dan kadang-kadang juga dalam hal upaya yang diperkirakan diperlukan untuk menyelesaikannya. 
• Perancangan ulang proses (juga disebut perbaikan proses). Tujuan dari fase ini adalah untuk mengidentifikasi perubahan pada proses yang akan membantu untuk mengatasi masalah yang diidentifikasi pada fase sebelumnya dan memungkinkan organisasi untuk memenuhi tujuan kinerjanya. Untuk tujuan ini, beberapa opsi perubahan dianalisis dan dibandingkan dalam hal ukuran kinerja yang dipilih. Ini mensyaratkan bahwa proses desain ulang dan analisis proses berjalan seiring: Ketika opsi perubahan baru diusulkan, mereka dianalisis menggunakan teknik analisis proses. Akhirnya, opsi perubahan yang paling menjanjikan digabungkan, yang mengarah ke proses yang dirancang ulang. Output dari fase ini biasanya merupakan model proses yang akan datang, yang berfungsi sebagai dasar untuk fase berikutnya. 
• Proses implementasi. Dalam fase ini, perubahan yang diperlukan untuk berpindah dari proses apa adanya ke proses yang akan disiapkan disiapkan dan dilakukan. Implementasi proses mencakup dua aspek: manajemen perubahan organisasi dan otomatisasi proses. Manajemen perubahan organisasi mengacu pada serangkaian kegiatan yang diperlukan untuk mengubah cara kerja semua peserta yang terlibat dalam proses. Otomasi proses di sisi lain mengacu pada pengembangan dan penyebaran sistem TI (atau versi yang ditingkatkan dari sistem TI yang ada) yang mendukung proses yang akan datang. 
• Proses pemantauan dan pengendalian. Setelah proses desain ulang berjalan, data yang relevan dikumpulkan dan dianalisis untuk menentukan seberapa baik proses tersebut sehubungan dengan ukuran kinerja dan tujuan kinerja. 

B. Pemangku kepentingan dalam siklus manajemen proses bisnis

Ada berbagai pemangku kepentingan yang terlibat dalam proses bisnis di sepanjang siklus hidupnya. Di antara mereka kita dapat membedakan individu dan kelompok berikut. 

• Tim Manajemen. Bergantung pada bagaimana manajemen perusahaan diorganisasikan, orang mungkin menemukan posisi berikut. ChiefExecutive of-ficer (CEO)bertanggung jawab untuk keberhasilan bisnis perusahaan secara keseluruhan. ChiefOperations Officer (COO) bertanggung jawab untuk menentukan cara operasi set-up. Di beberapa perusahaan, COO juga bertanggung jawab atas kinerja proses, sementara di perusahaan lain, ada posisi khusus 
• Pemilik Proses. Pemilik proses bertanggung jawab atas operasi yang efisien dan efektif dari proses yang diberikan. 
• Memproses Peserta. Peserta proses adalah pelaku manusia yang melakukan kegiatan proses bisnis setiap hari. Mereka melakukan pekerjaan rutin sesuai dengan standar dan pedoman perusahaan. Peserta proses dikoordinasikan oleh pemilik proses, yang bertanggung jawab untuk menangani aspek non-rutin dari proses tersebut.
• Analis Proses. Analis proses melakukan identifikasi proses, penemuan (dalam pemodelan tertentu), analisis dan kegiatan mendesain ulang. Mereka mengoordinasikan implementasi proses serta memonitor dan mengontrol proses 
• Insinyur Sistem. Insinyur sistem terlibat dalam mendesain ulang dan mengimplementasikan proses. Mereka berinteraksi dengan analis proses untuk menangkap persyaratan sistem. Mereka menerjemahkan persyaratan ke dalam desain sistem dan mereka bertanggung jawab atas implementasi, pengujian, dan penyebaran sistem ini. Insinyur sistem juga bekerja sama dengan pemilik proses dan peserta proses untuk memastikan bahwa sistem yang dikembangkan mendukung pekerjaan mereka secara efektif 
• The BPM Group (juga disebut BPM Center of Excellence). Organisasi besar yang telah terlibat dalam BPM selama beberapa tahun biasanya akan memiliki pengetahuan yang berharga tentang bagaimana merencanakan dan melaksanakan proyek BPM serta sejumlah besar dokumentasi proses.