Essential Process Modelling

Sebelum memulai sebuah proses, penting halnya kita harus mengetahui mengapa kita menggunakan bentuk permodelan tersebut. Bahan dasar pemodelam proses menggunakan bahasa BPMN. Dengan konsep ini, kita akan mampu menghasilkan model proses bisnis yang menangkap antar kegiatan hubungan temporal dan logis sederhana, objek data dan sumber daya..

BPMN merupakan kepanjangan dari Business Process Model and Notation, yaitu sebuah standar untuk menggambarkan proses bisnis yang dikeluarkan oleh Open Management Group (omg.org).

1. Langkah pertama dengan BPMN

Dalam menggambarkan model proses bisnis dikenal sebuah metode atau tool yang dapat digunakan untuk membantu perusahaan dalam menggambarkan proses-prosesnya. Metode itu disebut dengan Business Process Model and Notation atau yang dikenal dengan BPMN. Menurut  Jetson  dan  Nelis  (2008:196) BPMN  merupakan  sebuah  notasi standar  untuk  permodelan  proses bisnis. BPMN  digunakan  untuk  permodelan  grafis antara  alat  permodelan  bisnis  proses  dan  aplikasi BPM yang  digunakan,  dengan demikian, BPMN digunakan untuk melengkapi standar BPM lainnya. Dengan adanya BPMN diharapkan, pengguna dapat mengerti secara keseluruhan mengenai alur-alur proses karena digambarkan secara sederhana dengan simbol-simbol yang mudah dimengerti.

Dengan lebih dari 100 simbol, BPMN adalah bahasa yang cukup kompleks. Tetapi sebagai seorang pelajar, tidak ada alasan untuk panik. Sejumlah simbol yang sudah akan memungkinkan Anda untuk menutupi banyak kebutuhan pemodelan Anda. Setelah Anda telah menguasai bagian ini BPMN, simbol yang tersisa secara alami akan datang kepada Anda dengan praktek. Jadi, bukannya menggambarkan masing-masing dan setiap simbol BPMN panjang lebar, kita akan belajar BPMN dengan memperkenalkan simbol dan konsep-konsep secara bertahap, dengan cara contoh.

Gambar 3.1 menunjukkan urutan sederhana kegiatan pemodelan proses penggenapan urutan BPMN. Proses ini dimulai setiap kali pesanan pembelian telah diterima dari pelanggan. Kegiatan pertama yang dilakukan adalah confirm pesanan. Berikutnya, alamat pengiriman diterima sehingga produk dapat dikirim ke pelanggan. Setelah itu, faktur dibunyikan dan setelah pembayaran diterima pesanan diarsipkan, sehingga menyelesaikan proses.

2. Percabangan dan Penggabungan

Kegiatan dan acara belum tentu dilakukan secara berurutan. Misalnya, dalam konteks proses penanganan klaim, persetujuan dan penolakan klaim adalah dua kegiatan yang mengecualikan satu sama lain. Jadi kegiatan ini tidak dapat dilakukan secara berurutan, karena sebuah contoh dari proses ini akan melakukan salah satu dari kegiatan ini. Ketika dua atau lebih kegiatan alternatif untuk satu sama lain, kita katakan mereka saling eksklusif.

Dalam proses penanganan klaim, setelah klaim telah disetujui, penuntut adalah notifikasi dan pencairan dibuat. Notifikasi dan pencairan adalah dua kegiatan yang biasanya dilakukan oleh dua unit bisnis yang berbeda, maka mereka independen satu sama lain dan dengan demikian mereka tidak perlu dilakukan secara berurutan: mereka dapat dilakukan secara paralel, yaitu di sametime. Ketika dua atau lebih activitiesare tidak saling bergantung, mereka bersamaan.

Untuk memodelkan perilaku ini, kita perlu memperkenalkan gagasan gateway. Istilah gateway menyiratkan bahwa ada mekanisme gating yang memungkinkan atau melarang lewatnya token melalui gateway. Saat token tiba di gateway, mereka dapat digabung bersama pada input, atau dibagi berdasarkan output bergantung pada tipe gateway. Kami menggambarkan gateway sebagai berlian dan membedakannya antara splits dan joins. Gerbang terbagi mewakili titik di mana aliran proses menyimpang sementara gerbang gabungan mewakili titik di mana aliran proses menyatu. Splits memiliki satu aliran urutan masuk dan beberapa aliran urutan keluar (mewakili cabang yang berbeda), sementara gabungan memiliki beberapa aliran urutan masuk (mewakili cabang yang akan digabung) dan satu aliran urutan keluar.

Mari kita lihat bagaimana contoh-contoh seperti di atas dapat dimodelkan dengan gateway.

• Gateways

Gateway adalah pemodelan elemen yang digunakan untuk mengontrol bagaimana Sequence Arus berinteraksi saat mereka berkumpul (Converge) dan menyimpang (diverge) dalam Proses. Semua jenis Gateways bentuknya adalah belah ketupat. 

Semua Gateways dapat men-split dan menggabungkan aliran. Jika aliran tidak perlu dikontrol, maka Gateway tidak diperlukan. Jadi, gateway merupakan tempat di mana kontrol diperlukan.

2.1. Keputusan Exclusive

Digunakan untuk membuat aliran alternatif dalam suatu proses. Karena hanya satu dari jalan yang bisa diambil, itu disebut eksklusif.

Untuk model hubungan antara dua atau lebih alternatif kegiatan, seperti dalam kasus persetujuan atau penolakan klaim, menggunakan eksklusif (XOR) split. Kami menggunakan XOR-bergabung untuk menggabungkan dua atau lebih cabang alternatif yang mungkin sebelumnya telah bercabang dengan XOR-split. Gateway XOR ditunjukkan dengan berlian kosong atau dengan berlian ditandai dengan “X”. Mulai sekarang, kami akan selalu menggunakan “X” penanda.

Begitu faktur yang diterima dari pelanggan, perlu diperiksa untuk ketidaksesuaian. Cek dapat mengakibatkan salah satu dari tiga pilihan ini: 

1. Tidak ada ketidaksesuaian, dalam hal faktur diposting
2. Ada ketidaksesuaian tetapi ini dapat diperbaiki, dalam hal faktur tersebut kembali dikirim ke pelanggan.
3. Ada ketidaksesuaian tetapi ini tidak dapat diperbaiki, dalam hal faktur diblokir. 

Setelah salah satu dari tiga kegiatan tersebut dilakukan faktur diparkir dan proses selesai. Untuk model proses ini kita mulai dengan aktivitas keputusan, yaitu “Periksa ketidaksesuaian faktur” setelah “faktur diterima”. Kegiatan keputusan merupakan kegiatan yang mengarah ke hasil yang berbeda. Dalam contoh kita, kegiatan ini menghasilkan tiga kemungkinan hasil yang eksklusif, jadi kita perlu menggunakan XOR-split setelah kegiatan ini untuk garpu yang mengalir menjadi tiga cabang. 
Dengan demikian, tiga urutan tersebut adalah “Post invoice”, dilakukan jika tidak ada ketidaksesuaian, satu lagi menuju “Re-send invoice to customer”, dilakukan jika ketidaksesuaian ada tetapi dapat diperbaiki, dan ketiga menuju “Block faktur”, dilakukan jika ketidaksesuaian ada yang tidak dapat dikoreksi. 

Ketika menggunakan XOR-split, pastikan setiap urutan keluar dijelaskan dengan label menangkap kondisi di mana cabang yang spesifik diambil. Selain itu, selalu gunakan kondisi saling eksklusif, yaitu hanya satu dari mereka bisa benar setiap kali XOR-split dicapai oleh token. Ini adalah karakteristik dari gerbang XOR-split. Dalam contoh ini faktur dapat menjadi benar, atau berisi ketidaksesuaian yang dapat terfiksasi, atau ketidaksesuaian yang tidak dapat terfiksasi.

Setelah salah satu dari tiga alternatif kegiatan telah dilaksanakan, kami menggabungkan aliran kembali dalam rangka melaksanakan kegiatan “Park faktur” yang umum untuk semua tiga kasus. Untuk ini kita menggunakan XOR-bergabung. gerbang khusus ini bertindak sebagai pass through, yang berarti bahwa itu menunggu token untuk tiba dari salah satu busur input dan segera setelah menerima token, mengirimkan token ke busur output. Dengan kata lain, dengan XOR-bergabung kita lanjutkan kapan cabang yang masuk telah selesai. Kembali ke contoh kita, kita menyelesaikan model proses dengan akhir acara “Faktur ditangani”.

2.2. Eksekusi Paralel

Digunakan untuk membuat jalur paralel tanpa mengevaluasi kondisi apa pun.

Paralel Gateways adalah tempat dimana Proses jalur paralel multiple didefinisikan. dalam kebanyakan situasi tidak diperlukan untuk Forking, dapat digunakan untuk tujuan metodologis  Tanda "+" digunakan untuk mengidentifikasi Gateway. Gateway juga digunakan untuk menyinkronkan (menunggu) jalur paralel.

2.3. Keputusan Inklusif

Digunakan untuk membuat aliran alternatif di mana semua jalur dievaluasi.

Inclusive Gateways adalah decision di mana ada lebih dari satu kemungkinan hasil.  Tanda "O" digunakan untuk mengidentifikasi Gateway, biasanya diikuti dengan penggabungan yang sesuai dengan Inclusive Gateways.

2.4. Mengolah dan Pengulangan

Sejauh ini telah melihat struktur yang linear, yaitu setiap kegiatan dilakukan paling banyak sekali. Namun, terkadang kita mungkin memerlukan untuk mengulang satu atau beberapa kegiatan, misalnya karena cek gagal.

3. Artifacts

Merupakan elemen yang mengelompokkan dan menganotasikan model,sehingga pembaca dapat mengerti dengan baik maksud dari aktivitas dan tindakan yang dilakukan. BPMN dirancang untuk memungkinkan pemodel dan alat-alat pemodelan fleksibel dalam memperluas notasi dasar dan dalam memberikan kemampuan untuk konteks tambahan sesuai dengan situasi pemodelan spesifik. Setiap jumlah artefak dapat ditambahkan ke diagram yang sesuai untuk konteks proses bisnis yang dimodelkan. 

4. Sumber Daya

Aspek selanjutnya kita perlu dipertimbangkan ketika pemodelan proses bisnis adalah perspektif sumber daya. perspektif ini, juga disebut perspektif organisasi, menunjukkan siapa atau apa yang melakukan yang aktivitas. Sumber daya adalah istilah generik untuk merujuk kepada siapa pun atau apa pun yang terlibat dalam kinerja aktivitas proses. Sebuah sumber daya dapat berupa:

1. Seorang peserta proses
2. Sebuah sistem perangkat lunak, misalnya server atau aplikasi perangkat lunak.
3. Peralatan, seperti printer atau pabrik.

Kami membedakan antara sumber daya aktif dan pasif, sumber daya aktif yaitu yang secara mandiri dapat melakukan suatu kegiatan, dan sumber daya pasif, yaitu sumber daya yang hanya terlibat dalam kinerja tidak aktif. Sebagai contoh, sebuah mesin fotokopi digunakan oleh peserta untuk membuat salinan dari dokumen, tetapi peserta yang melakukan aktivitas fotokopi. Jadi, mesin fotokopi adalah sumber daya pasif sementara peserta adalah sumber daya yang aktif.

Sebuah buldoser adalah contoh lain dari sumber daya pasif karena sopir yang melakukan aktivitas di mana buldoser digunakan.